Dans le monde professionnel, les mails de relance sont indispensables pour certaines situations comme le suivi d’une facture impayée, la relance d’un prospect ou le rappel d’ingéniosité. Un email de relance mal rédigé peut ternir votre image professionnelle et compromettre vos relations avec vos clients. Voici quelques conseils pour vous aider à rédiger des emails de relance percutants
L’importance d’un sujet clair et accrocheur
Le choix du sujet de l’email est primordial lors de la rédaction d’un mail de relance. En effet, un bon sujet doit être accrocheur et précis pour inciter le destinataire à ouvrir l’email et à prendre connaissance de son contenu. Ne tombez pas dans le piège de la banalité en utilisant des phrases telles que « Relance » ou « Suivi de notre conversation ». Privilégiez plutôt des formulations plus explicites et personnalisées, ci-suit un exemple de mail de relance « Monsieur X, serait-il possible de revenir sur notre dernière discussion concernant la facture n°12345 ? ».
La politesse et le respect des formules de politesse
Le respect et la politesse sont essentiels lors de la rédaction d’un email, surtout si celui-ci est destiné à un client. Faites preuve de courtoisie en utilisant les formules de politesse adéquates. Gardez toujours à l’esprit que vous vous adressez à une personne et non à une machine, alors soyez humain, empathique et sincère. Par exemple, optez pour « Bonjour Monsieur X » en début de mail et de terminer par « Cordialement , ».
La structure de l’email de relance client
Un email bien structuré facilite la lecture et la compréhension du message que vous souhaitez faire passer. Voici quelques éléments importants à prendre en compte :
1 – Le rappel du contexte
Commencez votre email de relance en expliquant brièvement le contexte dans lequel vous avez rencontré votre client ou prospect. Cela permet de donner un cadre précis au destinataire et de lui rappeler l’objet de vos échanges précédents.
2 – Les enjeux et les objectifs
Mettez en avant les différentes raisons qui motivent cette relance : paiement d’une facture, suivi commercial, demande de renseignement supplémentaire… Expliquez clairement quels sont les enjeux de cette relance pour votre entreprise et quelles actions attendez-vous de la part de votre client ou prospect.
3 – Les actions à entreprendre
Dans cette partie, indiquez clairement les actions à effectuer par le client ou le prospect suite à cet email. Vous pouvez par exemple inviter le destinataire à consulter la pièce jointe contenant une facture impayée ou encore lui demander de répondre à un formulaire en ligne.
4 – Une invitation à un échange
N’hésitez pas à laisser une porte ouverte au dialogue en invitant votre client ou prospect à vous contacter pour discuter de toute question, réclamation ou demande d’information. Cela démontre votre volonté de coopérer et d’offrir un service de qualité.
Le ton à employer
Il est recommandé d’adopter un ton professionnel et courtois tout au long de l’email. Essayez de trouver le juste milieu entre la fermeté et la convivialité. Une bonne astuce consiste à se mettre à la place du destinataire et de relire son mail pour évaluer si le ton employé convient. Soyez attentif à ne pas tomber dans l’agressivité et éviter les jugements hâtifs : cela risquerait de blesser votre interlocuteur et de nuire à la relation commerciale.
La clarté et la concision
Pensez aux éléments-clés que doivent contenir vos emails de relance pour qu’ils soient efficaces : informations précises et pertinentes, formulation concise et appel à l’action. Sachez aller droit au but sans vous perdre dans des explications trop complexes ou hors sujet. Un email court et bien structuré a souvent plus d’impact sur le destinataire qu’un long texte difficile à comprendre.
L’aspect visuel de l’email de relance client
Enfin, pour garantir un impact maximal, soignez l’esthétique et la lisibilité de votre email de relance :
– Utilisez une police de caractère adaptée
Créez un contraste visuel agréable en choisissant une police de caractère facilement lisible et d’une taille adaptée. Un texte trop petit ou une police difficile à lire risque de décourager votre interlocuteur avant même qu’il ne commence la lecture de votre mail.
– Facilitez la lecture grâce aux paragraphes et aux listes à puces
N’hésitez pas à diviser votre contenu en plusieurs paragraphes pour aérer le texte et faciliter la lecture. Les listes à puces peuvent également être utilisées pour présenter des informations sous forme synthétique et hiérarchisée.
– Les images et les couleurs
Si vous souhaitez ajouter des images ou des couleurs pour rendre votre email plus attrayant, veillez à ne pas surcharger visuellement le message au risque de noyer l’information essentielle que contient votre mail de relance.
Avec ces conseils, vous devriez être prêt à rédiger un mail de relance client efficace et professionnel. N’oubliez pas que la qualité de vos communications écrites reflète l’image de votre entreprise, il est donc primordial de soigner chacun de vos emails.
